Ferienwohnung online buchbar machen: Buchungssystem in 7 Schritten einrichten

Wer eine Ferienwohnung bisher nur über Airbnb oder Booking.com vermietet, zahlt bei jeder Buchung Provision und bekommt die Gästedaten erst spät oder gar nicht. Eine eigene Buchungsseite ändert das - vorausgesetzt, das System dahinter ist in der richtigen Reihenfolge aufgesetzt. Die sieben Schritte unten folgen der Praxis: erst das Objekt, dann Preise und Nebenkosten, dann Kaution und Kalender, zuletzt der Check-in. Wer sie in dieser Reihenfolge abarbeitet, muss später nichts umbauen.

Schritt 1: Das Objekt anlegen - mit Nächten als Abrechnungseinheit

Ein Buchungssystem für Ferienwohnungen rechnet in Nächten, nicht in Tagen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, entscheidet aber darüber, ob ein Aufenthalt von Freitag bis Sonntag als zwei Nächte oder als drei Tage berechnet wird. In Renvory legt ihr jedes Objekt mit der Abrechnungseinheit „Nacht“, dem Grundpreis, einer Beschreibung und Fotos an. Wer mehrere baugleiche Wohnungen hat, trägt sie als ein Angebot mit einem Bestand von zwei oder drei ein - das System nimmt dann nie mehr Buchungen an, als Wohnungen frei sind.

Tipp: Der Name des Objekts erscheint später auf der Buchungsseite, in Bestätigungs-E-Mails und auf der Rechnung. „Ferienwohnung Talblick, 2 Schlafzimmer“ ist hilfreicher als „FeWo 1“.

Schritt 2: Endreinigung getrennt vom Übernachtungspreis

Die Endreinigung gehört nicht in den Nachtpreis eingerechnet. Erstens ist sie eine Pauschale pro Aufenthalt und nicht pro Nacht - bei einem zweiwöchigen Aufenthalt würde sie sonst vierzehnfach anfallen. Zweitens wird sie steuerlich anders behandelt (dazu gleich mehr). In Renvory wird die Endreinigung als eigene Position pro Objekt aktiviert, mit Betrag und einem kurzen Text, was sie umfasst. Im Buchungswidget erscheint sie als separate Zeile, damit Gäste vor dem Buchen sehen, was der Gesamtpreis enthält.

Schritt 3: Gespaltener Steuersatz - 7 % auf die Übernachtung, 19 % auf Nebenleistungen

In Deutschland unterliegt die kurzfristige Beherbergung dem ermäßigten Umsatzsteuersatz (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Der ermäßigte Satz gilt aber ausdrücklich nur für die Übernachtung selbst. Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen - etwa eine Endreinigung oder ein Schadensschutz - werden mit dem Regelsatz besteuert. Wer beides zum selben Satz auf die Rechnung schreibt, hat ein Problem, sobald die Buchhaltung oder das Finanzamt genauer hinsieht.

Praktisch heißt das: Das Buchungssystem muss zwei Steuersätze innerhalb einer Buchung ausweisen können. In Renvory gibt es dafür in den Organisationseinstellungen den Standardsatz für die Beherbergung und einen separaten Satz für Nebenleistungen; beide lassen sich je Standort überschreiben. Rechnung und Buchhaltungsexport weisen die Beträge dann getrennt aus. Ob Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuerpflicht oder ein bestimmter Satz auf euren Betrieb zutrifft, klärt am besten die Steuerberatung - das System bildet die Entscheidung nur ab, es trifft sie nicht.

Schritt 4: Kaution als Kartenvorautorisierung statt Überweisung

Eine Kaution per Vorabüberweisung schreckt Gäste ab und erzeugt Arbeit bei der Rückzahlung. Die bessere Lösung ist eine Vorautorisierung auf der Kreditkarte: Der Betrag wird reserviert, aber nicht abgebucht. Bleibt die Wohnung unbeschädigt, wird die Reservierung nach der Abreise einfach freigegeben. Gibt es einen Schaden, wird nur der bezifferte Teilbetrag eingezogen - der Rest bleibt beim Gast. In Renvory hinterlegt ihr die Kautionshöhe pro Objekt; die Reservierung läuft über Stripe. Wie die Vorautorisierung im Detail funktioniert und was bei einem Schadensfall zu dokumentieren ist, steht im Artikel Kaution beim Verleih rechtssicher regeln.

Schritt 5: Kalender mit Airbnb und Booking.com per iCal abgleichen

Solange Portale und eigene Buchungsseite parallel laufen, ist die Doppelbuchung das größte Risiko. Der Standard dafür ist iCal: Jedes Portal stellt für ein Inserat einen Kalender-Link bereit und kann seinerseits einen fremden Kalender-Link abonnieren. Der Abgleich läuft in beide Richtungen:

• Export: Renvory erzeugt pro Objekt einen iCal-Feed. Diesen Link tragt ihr bei Airbnb, Booking.com, Expedia oder TripAdvisor als externen Kalender ein. Direktbuchungen sperren dann dort den Zeitraum.
• Import: Den Kalender-Link des Portals hinterlegt ihr in Renvory unter Kalender-Sync. Buchungen aus dem Portal blockieren dann das Objekt auf eurer eigenen Buchungsseite.

Ehrlich gesagt hat iCal eine Grenze: Die Portale rufen fremde Kalender nur alle paar Minuten bis Stunden ab, und übertragen werden nur belegte Zeiträume - keine Preise, keine Mindestaufenthalte. Wer mehrere Portale mit unterschiedlichen Preisen bespielt, pflegt die Preise weiterhin dort. Für die meisten kleineren Betriebe reicht der iCal-Abgleich aus; wer einen Channel-Manager mit Echtzeit-Preisabgleich braucht, findet im Vergleich Renvory oder RoomRaccoon eine offene Einordnung, wo welches System vorn liegt.

Schritt 6: Buchungsseite einbetten und Stornobedingungen festlegen

Die Buchungsseite muss nicht auf einer neuen Domain liegen. Renvory liefert einen Embed-Code - eine Zeile HTML -, der das Buchungswidget in die bestehende Website einbettet, egal ob WordPress, Jimdo oder handgeschrieben. Vor dem Freischalten lohnt ein Blick auf die Stornobedingungen: Wer zwei Tarife anbietet - einen günstigeren Direktbuchungspreis und einen etwas teureren, bis X Tage vor Anreise kostenfrei stornierbaren Tarif -, gibt Gästen eine Wahl, statt sie zum Portal zurückzuschicken. Beide Tarife lassen sich in Renvory pro Objekt mit Aufschlag und Frist hinterlegen.

Schritt 7: Check-in vorbereiten - digitale Gästemappe statt Zettel

Die meisten Rückfragen von Gästen drehen sich um dieselben drei Dinge: WLAN-Passwort, Zugangscode, Hausregeln. Eine digitale Gästemappe beantwortet sie, bevor sie gestellt werden. In Renvory legt ihr die Einträge nach Kategorien an (Anreise, Zugang, WLAN, Hausregeln, Empfehlungen, Kontakt); Gäste erreichen die Mappe über ihre Buchungs-Statusseite. Sensible Angaben wie Türcode oder WLAN-Passwort lassen sich so einstellen, dass sie erst nach dem erfassten Check-in erscheinen - so sieht niemand den Code, der zwar gebucht, aber noch nicht angereist ist.

Der Check-in selbst wird mit einem Klick erfasst; wer möchte, lässt Gäste den QR-Code aus der Bestätigung vorzeigen. Damit ist im System nachvollziehbar, wer wann tatsächlich angereist und abgereist ist - nicht nur, wer gebucht hat.

Vor dem Start: eine Testbuchung durchspielen

Bevor die Seite verlinkt wird, einmal komplett durchbuchen: Zeitraum wählen, Endreinigung und Kaution im Preis prüfen, Bestätigungs-E-Mail lesen, Statusseite öffnen, Check-in erfassen, Kaution freigeben. Anschließend den Buchhaltungsexport (CSV) ziehen und prüfen, ob die beiden Steuersätze getrennt ausgewiesen sind. Wer diese Runde einmal aus Gästesicht gemacht hat, findet fast immer noch einen Text, der klarer sein könnte.

Renvory lässt sich 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Die Tarife stehen offen auf der Preisseite - pauschal pro Betrieb, nicht pro Wohnung.